Alles digitaal maar het loopt voor geen meter
Dat alles in je bedrijf digitaal gaat.
Betekent niet dat het ook allemaal efficiënt gaat.
Ik hoor het vaak.
“Wij zijn nu helemaal digitaal. Maar het loopt voor geen meter.”
Ze bedoelen dat ze geen papier meer gebruiken.
Dat is vervangen door iets digitaals.
Bijvoorbeeld lijstjes in Excel.
Facturen in pdf.
Documenten in Teams.
Communicatie via e-mail of WhatsApp.
Een handige App voor dit.
Een handig tooltje voor dat.
Dan is alles inderdaad digitaal.
Maar handig is het niet.
Waar je vroeger de papieren stroom kon volgen.
Is nu alles digitaal verborgen en versnipperd.
Met papier was het al lastig overzicht houden.
Maar nu is het compleet zoek.
In plaats van digitale efficiëntie is digitaal drama ontstaan.
Dat is zuur.
Je hebt echt je best gedaan.
Er veel energie in gestopt.
Met de overtuiging dat je goed bezig was.
En dan is het resultaat teleurstellend.
Zonder dat je de vinger op de zere plek kunt leggen.
Het kwartje (of 10 eurocent muntje) valt vaak pas, als we ze vertellen wat wij zien.
Bijvoorbeeld:
- Er wordt veel en vaak informatie overgetypt.
- Systemen worden handmatig gevoed met informatie.
- Systemen zijn niet op elkaar aangesloten, praten niet met elkaar.
- Systemen overlappen elkaar – veel gegevens worden in meerdere systemen bijgehouden.
- Informatie is onbetrouwbaar: onjuist, onvolledig of niet actueel.
- Informatie is te laat, op de verkeerde plek, in de verkeerde vorm of helemaal niet beschikbaar.
- Er wordt vaak gezocht naar informatie, het moet bij elkaar gesprokkeld worden voor een compleet beeld.
- Er zijn veel lijstjes in het bedrijf – het is niet duidelijk welk lijstje klopt.
- Er zijn veel lijstjes tussen de systemen in – die zijn nodig om het complete beeld te krijgen.
- Het bijhouden van de systemen lijkt belangrijker dan het echte werk – je mensen voelen zich steeds meer administratieve krachten.
- Medewerkers moeten systemen vullen zonder dat ze begrijpen waarom.
- Met gegevens die eigenlijk al bekend zijn.
- Systemen helpen niet bij het voorkomen van fouten.
- Ze tonen niet wat je nodig hebt of vertellen niet wat je moet weten.
- Ze zijn eerder belastend voor je medewerkers dan behulpzaam.
- En dragen niet bij aan het werkplezier.
- Stuurinformatie komt uit handmatige lijstjes met eigen interpretaties.
- Kritische processen zijn afhankelijk van de kennis van een beperkt aantal personen.
- Kritische informatie is afhankelijk van de kennis van een beperkt aantal personen.
Veel bedrijven herkennen het merendeel van deze lijst 😮.
Dit kan niet de bedoeling zijn geweest.
Digitalisering moet je bedrijf beter, sneller en makkelijker maken.
Niet trager en onhandiger.
Hoeveel symptomen herken jij?
Digitaal drama oplossen? Of beter: voorkomen?
Tijdens de Masterclass Effectief digitaliseren leggen we uit hoe je dat doet.